Kutipan data bagi Sistem Maklumat Asrama (SMA) Negeri Pulau Pinang adalah 3x setahun iaitu berasaskan pada data 31 Jan / 30 Jun dan 30 Okt. Pada kutipan data pada kali ini adalah data berasaskan pada 13 Jan 08, data tersebut hendaklah sampai ke Unit HEM pada atau sebelum 15 Februari 2008.